A secretária é uma personagem de fundamental importância em uma clínica odontológica. É responsável pelo bom funcionamento do consultório e consequentemente pela satisfação dos pacientes e deu trabalho afeta até o desempenho do dentista. A secretária é a primeira pessoa no consultório que o paciente tem contato, seja por telefone, seja na forma presencial. Percebe-se aqui a grande relevância dessa profissional em seu negócio.
Na recepção, a sua secretária deve agendar as consultas, atender as ligações telefônicas, receber os pacientes, negociar com os fornecedores, realizar orçamentos, receber os pagamentos dos pacientes, e em alguns casos, auxiliar você preparando a sala de atendimento, esterilizando e organizando os instrumentais, assistindo o paciente, entre outros. Todo esse suporte libera o dentista a exercer o seu ofício com tranquilidade e foco.
A relação da secretária com seus pacientes
Ao se relacionar com os pacientes da clínica, a secretária precisa dominar a habilidade de comunicação, emitindo mensagens claras, objetivas, utilizando palavras de fácil compreensão. Ter sempre um sorriso no rosto, apresentar uma atitude gentil e acolhedora são comportamentos que a profissional deve dominar, para provocar uma boa experiência dos pacientes.
Comunicação entre secretária e paciente
A sua secretária executa uma boa comunicação quando o seu paciente compreende perfeitamente a mensagem transmitida. Esse é o objetivo da comunicação: fazer-se entender pelo receptor. Para isso, a sua colaboradora deve evitar termos técnicos, linguajar rebuscado demais e fala rápida. Além disso, ela deve ter a certeza que o paciente compreendeu, de fato, a mensagem, se colocando à disposição para esclarecer qualquer dúvida.
A secretária e a habilidade de escutar
Saber escutar é uma das habilidades mais importantes para alguém que deseja ocupar a função do secretariado em uma clínica odontológica. A secretária que desenvolve o dom da “escutatória” passa sempre uma imagem de profissional atenciosa, simpática, paciente e confiável. E isso é fundamental para o bom relacionamento junto aos pacientes.
Algumas características primordiais para essa secretária
Algumas características são primordiais para a secretária de alta performance: ser organizada com a agenda, documentos e registros; ter proatividade, agindo com iniciativa ao invés de esperar o dentista solicitar a execução das tarefas; desenvolver a empatia no relacionamento com os pacientes e demais integrantes da equipe.
A secretária e o domínio da tecnologia
Uma secretária de dentista precisa também dominar a tecnologia, manejando com propriedade e segurança o software de gestão da clínica, gerenciando o e-mail, enviando e recebendo mensagens pelo whatsapp, administrando as redes sociais, utilizando aplicativos bancários. É seu papel, dentista, capacitar e desenvolver todas essas habilidades em sua secretária. Afinal, estamos falando do seu braço direito.