O que você faria sem a secretária do seu consultório? Já parou para pensar sobre isso? Essa função é essencial para que sua agenda se mantenha organizada e você fique atualizado sobre tudo o que está acontecendo. Mais do que nunca, ela deve ser uma pessoa qualificada para dar conta de todas as funções sem se sobrecarregar. E você sabe como investir nisso sem te sobrecarregar também?
Primeiro, é muito importante que você entenda quais são as reais funções principais da sua secretária e deixe ela ciente do está sob a responsabilidade dela, que é:
– Organizar a agenda do dentista;
– Manter o contato com os pacientes em caso de cancelamento e agendamento;
– Facilitar o contato do proprietário da clínica com fornecedores para melhorias do local;
– Manter a organização dos documentos e registros na clínica.
Para realizar essas funções de uma forma que seu negócio evolua, o investimento na capacitação da profissional é extremamente importante. Assim ela vai poder entender cada vez mais a importância de cada tarefa e desenvolver estratégias para otimizar o trabalho. Mas por onde começar? Confira algumas dicas:
- Procure um curso técnico de administração
Atualmente, a forte presença de conteúdos em plataformas online pode facilitar muito o acesso da sua secretária a esse tipo de capacitação. Além de poder acessar do próprio consultório, se você conseguir ajudá-la a se organizar, umas horas por semana de seu horário de trabalho dedicadas ao curso vai fazer diferença!
- Informática é essencial
Muitas pessoas dizem ter experiência em informática pelo que elas aprenderam em casa por curiosidade, mas a informática necessária para a gestão de um consultório vai além. Por isso, é importante fazer com que a secretária esteja bem familiarizada com softwares que facilitem sua rotina, como o Excel, por exemplo! Ou até mesmo um outro sistema mais completo de gestão que pode ter todo o andamento do consultório registrado nele.
- Oratória é a base
Ter uma boa comunicação é essencial para que a secretária, além de executar cada tarefa, saiba como falar com cada público que chega até o consultório. O relacionamento que ela desenvolver com seus pacientes, fornecedores e até mesmo você vai influenciar muito na evolução dela como profissional.
Um bom curso de oratória vai ajudar com que ela saiba se portar em cada situação e seja mais clara na comunicação até na hora de resolver problemas.
Retorno a longo prazo!
O investimento na capacitação é a longo prazo por dois motivos: o seu consultório sempre será administrado com muito profissionalismo e a rotatividade das funcionárias que exercem essa função tende a diminuir, pois a capacitação vai fazê-la valorizar o quanto foi investido e automaticamente dar o melhor de si para demonstrar o que aprendeu.
